Vilka dokument behöver företaget för att hyra en lokal?

När ett företag ska hyra en kommersiell lokal behöver hyresvärden vanligtvis få information om verksamheten och dess ekonomiska förutsättningar. De dokument för att hyra lokal som ofta efterfrågas är:

• Registreringsbevis från Bolagsverket.
• Registerutdrag som visar att företaget är godkänt för F-skatt.
• Ekonomiska uppgifter, exempelvis årsredovisning eller underlag för en kreditupplysning.
• En eventuell säkerhet i form av bankgaranti, deposition eller borgen.

Vilka handlingar som behövs beror på hyresvärden och företagets förutsättningar. Genom att förbereda dokumentationen i god tid blir det enklare att gå vidare från den första kontakten till ett färdigt hyresavtal.

Vilka dokument brukar hyresvärden begära?

Innan ett företag hyr en lokal behöver hyresvärden veta vem som ska stå på hyresavtalet, vilken verksamhet som ska bedrivas och vilka ekonomiska förutsättningar företaget har. Dokumentationen används för att kontrollera företagets uppgifter och bedöma möjligheten att fullfölja hyresavtalet.

På Mqvist hyr vi ut lokaler i fastigheter som vi själva äger och förvaltar. Som fastighetsägare vet vi att ett etablerat företag och en nystartad verksamhet har olika förutsättningar. Därför är det bra att känna till vilka handlingar som vanligtvis efterfrågas och hur företaget kan förbereda sig inför kontakten med en hyresvärd.

Registreringsbevis och F-skatt

Ett registreringsbevis visar att företaget är registrerat hos Bolagsverket. Dokumentet innehåller bland annat företagsnamn, organisationsnummer, registrerad adress och uppgifter om vem som har rätt att företräda företaget.

För hyresvärden är informationen användbar för att kontrollera vilken juridisk person som ska teckna hyresavtalet. Uppgifterna visar också vem som får skriva under avtalet för företagets räkning.

Om den som sköter kontakten med hyresvärden saknar firmateckningsrätt kan en särskild fullmakt behövas.

En annan vanlig handling är ett registerutdrag från Skatteverket. Där framgår bland annat om företaget är godkänt för F-skatt och vilka registreringar som finns hos myndigheten.

Ett godkännande för F-skatt innebär att företaget själv ansvarar för att betala skatter och avgifter på ersättning för utfört arbete. Det är däremot inget tillstånd för att bedriva verksamhet i en viss lokal och säger inte i sig att företaget har tillräcklig betalningsförmåga.

Kontrollera att uppgifterna är aktuella innan du skickar in dokumentationen. Företagsnamnet och organisationsnumret ska stämma överens med den verksamhet som kommer att stå som hyresgäst.

Kreditupplysning och ekonomisk information

När ett företag vill hyra en lokal behöver hyresvärden kunna bedöma om verksamheten har ekonomiska förutsättningar att betala hyran under avtalstiden.

Därför kan företaget behöva lämna in årsredovisningar, uppgifter om omsättning eller andra ekonomiska underlag. Det är också vanligt att hyresvärden tar en kreditupplysning på företaget.

En kreditupplysning kan ge information om företagets ekonomiska ställning, eventuella betalningsanmärkningar och andra uppgifter som är relevanta vid en kreditbedömning.

För ett etablerat företag finns ofta flera års ekonomisk historik att utgå från. Årsredovisningarna visar hur verksamheten har utvecklats och ger hyresvärden möjlighet att bedöma företagets betalningsförmåga.

Men vad gäller om företaget är nystartat och ännu inte har någon årsredovisning?

Då kan hyresvärden i stället efterfråga en affärsplan och en budget. Affärsplanen bör beskriva vad företaget ska arbeta med, hur verksamheten ska få intäkter och vilka förutsättningar som finns för att utveckla den.

Budgeten behöver visa företagets förväntade inkomster och utgifter. Här bör hyran finnas med tillsammans med kostnader för exempelvis el, utrustning och de investeringar som krävs för att komma igång.

En likviditetsbudget kan också vara användbar. Den visar hur företaget planerar att hantera sina betalningar under de första månaderna, innan verksamheten har fått en stabil omsättning.

Att sakna tidigare årsredovisningar behöver inte innebära att företaget inte kan hyra en lokal. Bedömningen beror på det ekonomiska underlaget, villkoren för uthyrningen och hyresvärdens krav.

Med en genomarbetad budget och realistiska uppgifter blir det lättare att beskriva verksamhetens förutsättningar och besvara frågor under uthyrningsprocessen.

Säkerhet – bankgaranti, deposition eller borgen

Vid uthyrning av kommersiella lokaler kan hyresvärden begära en ekonomisk säkerhet. Syftet är att minska risken för ekonomiska förluster om hyresgästen inte uppfyller sina skyldigheter enligt avtalet.

Vilken säkerhet som används varierar mellan olika hyresförhållanden. Några vanliga alternativ är bankgaranti, deposition och borgen.

En bankgaranti innebär att en bank åtar sig att betala ett visst belopp enligt de villkor som anges i garantin. Banken kan kräva att företaget ställer en egen säkerhet och tar vanligtvis ut avgifter för garantin.

Vid en deposition betalar företaget in ett överenskommet belopp som säkerhet. Hyresavtalet bör tydligt ange vad depositionen omfattar, när den ska återbetalas och under vilka omständigheter hyresvärden får använda pengarna.

Borgen innebär att en annan person eller juridisk person tar på sig ett betalningsansvar enligt borgensåtagandet. Det är viktigt att förstå omfattningen av ansvaret innan någon skriver under en sådan förbindelse.

Det finns inte en och samma säkerhetslösning för alla lokalhyresavtal. Belopp och villkor behöver överenskommas mellan hyresvärden och hyresgästen.

För företaget påverkar säkerheten hur mycket pengar som behövs vid tillträdet. Därför bör den räknas in i den ekonomiska planeringen tillsammans med hyran och övriga utgifter.

Vill du få bättre överblick över vad det kostar att hyra en lokal kan du läsa vår artikel om de kostnader som företag behöver ta hänsyn till.

Innan avtalet skrivs under bör det vara tydligt vilken säkerhet som gäller, när den ska lämnas och vad som händer med den när hyresförhållandet upphör.

Så går det till – från förfrågan till signerat hyresavtal

Processen börjar vanligtvis med att företaget kontaktar hyresvärden och berättar vilken typ av lokal det söker. Redan vid den första kontakten är det bra att beskriva verksamheten, hur stor yta som behövs och när företaget vill flytta in.

Med den informationen går det att undersöka om lokalen passar den planerade verksamheten. Här finns också möjlighet att ställa frågor om planlösning, tillgänglighet och byggnadens tekniska förutsättningar.

Om lokalen är intressant kan hyresvärden be om de handlingar som behövs för att behandla förfrågan. Har företaget redan förberett registreringsbevis och ekonomiska uppgifter blir det enklare att lämna den efterfrågade informationen.

Därefter kan parterna diskutera hyresvillkoren och eventuell säkerhet. Ett hyresavtal för företag behöver bland annat reglera hyran, avtalstiden, uppsägningen och ansvarsfördelningen mellan hyresvärd och hyresgäst.

Innan du skriver under ett hyreskontrakt för en lokal bör du kontrollera att användningsområdet, lokalytan och de ekonomiska villkoren motsvarar det som ni har kommit överens om.

I vår artikel om hyresavtal för kommersiella lokaler går vi igenom fler frågor som är bra att känna till inför avtalsskrivningen.

När avtalet är signerat och de överenskomna villkoren är uppfyllda kan tillträdet planeras. Det är bra att dokumentera lokalens skick och gå igenom hur frågor som rör fastigheten ska hanteras under hyrestiden.

Hyra lokal i Borås hos Mqvist

På Mqvist hyr vi ut kommersiella lokaler i fastigheter som vi själva äger och förvaltar. Som hyresgäst har du direkt kontakt med fastighetsägaren och kan diskutera lokalens förutsättningar, verksamhetens behov och hyresvillkoren med oss.

Letar du efter en lokal till ditt företag? Ta gärna en titt på våra lediga lokaler i Borås och se vilka alternativ som finns.

Genom att förbereda de dokument för att hyra lokal som efterfrågas blir det enklare att komma vidare i processen och reda ut eventuella frågor före avtalsskrivningen.

Har du frågor om vilka handlingar som behövs? Kontakta oss så guidar vi dig genom processen.

‍