Lokaler för företag i tillväxt: så undviker du att växa ur din lokal

Att hitta en lokal för växande företag handlar om att se längre än till dagens behov. Innan du skriver på ett hyresavtal behöver du uppskatta hur mycket yta verksamheten kommer att behöva om två till tre år. Det är också klokt att undersöka vilka möjligheter som finns att utöka, anpassa eller byta lokal. När personalstyrkan växer eller arbetssätten förändras kan en tidigare välfungerande lokal bli för liten. Med god framförhållning minskar risken för en kostsam flytt som hade kunnat planeras bättre.

Hur mycket yta behöver företaget om tre år?

Hur stor lokal behöver företaget för att verksamheten ska fungera även om några år? Svaret beror på hur ni arbetar idag och vilken utveckling ni räknar med. Ett kontor med sex medarbetare har andra ytbehov än ett med dubbelt så många anställda. För en butik kan ett bredare sortiment kräva mer plats, medan ett företag inom lager och logistik behöver kunna hantera större varuflöden.

Börja med att undersöka hur den nuvarande lokalen används. Vilka delar är upptagna under större delen av arbetsdagen? Var uppstår det trängsel? Finns det arbetsmoment som tar onödigt lång tid på grund av lokalens utformning? En enkel ritning med mått gör det lättare att se vilka ytor som fungerar och var det finns begränsningar.

Utgå sedan från företagets planer för de kommande två till tre åren. Om ni räknar med fler anställda behöver ni uppskatta antalet nya arbetsplatser. Planerar ni att köpa in utrustning eller utöka lagret måste även den ytan finnas med i beräkningen. Glöm inte gångytor och gemensamma utrymmen.

Det är bra att räkna på flera tänkbara utvecklingar. Jämför ett scenario med måttlig tillväxt med ett där verksamheten växer snabbare. Då ser ni tydligare hur länge en viss lokal kan fungera utan större förändringar.

Titta också på planlösningen. En större lokal är inte automatiskt mer användbar. En genomtänkt fördelning av ytorna kan göra det enklare att ändra arbetssätt eller skapa fler arbetsplatser. Undersök därför vilka anpassningar som faktiskt är möjliga innan ni bestämmer er.

Vad ska du kontrollera i hyresavtalet innan du skriver på?

Ett hyresavtal för företag påverkar hur länge verksamheten kan stanna i lokalen och vilka möjligheter som finns om behoven förändras. För ett företag som planerar att växa är det särskilt relevant att granska avtalstiden, uppsägningsvillkoren och vad som gäller vid önskemål om förändringar.

På Mqvist äger vi själva de fastigheter som vi hyr ut och förvaltar. Som fastighetsägare ser vi ett värde i att förstå hur en verksamhet ska använda lokalen och vilka behov som kan uppstå längre fram. En tydlig dialog före avtalsskrivningen ger både hyresgästen och oss bättre förutsättningar att gå igenom lokalens möjligheter och begränsningar.

Hyrestid och uppsägningstid

Hyrestiden för en lokal påverkar företagets möjlighet att planera långsiktigt. Ett flerårigt avtal ger en tydlig tidsram för verksamheten, men kan också innebära att företaget är bundet till lokalen även om behovet förändras under avtalsperioden.

Kontrollera när avtalet börjar gälla, hur länge det löper och vilka villkor som gäller vid förlängning. Ta reda på när en uppsägning senast måste göras och vad som händer om tidsfristen missas.

Det är också bra att undersöka om avtalet förlängs automatiskt och hur en eventuell förlängning fungerar. Läs igenom villkoren för hyran, hyresjusteringar och andra kostnader som företaget ansvarar för. Den totala lokalkostnaden är mer relevant för budgeten än enbart den angivna månadshyran.

Reglerna för lokalhyra skiljer sig från dem som gäller för bostäder. Bland annat finns särskilda bestämmelser om uppsägning och indirekt besittningsskydd. Läs därför igenom villkoren ordentligt och be om ett skriftligt förtydligande om något är oklart.

Möjlighet att utöka eller byta lokal

När verksamheten växer kan det vara värdefullt att kunna stanna kvar i samma område. Företaget kanske redan har byggt upp fungerande leveranser, kundkontakter och rutiner kring den befintliga adressen. Att utöka ytan kan då vara mer praktiskt än att flytta hela verksamheten.

Fråga därför om fastigheten har andra lokaler och vilka förutsättningar som finns för en framtida utökning. En intilliggande lokal eller en större yta kan vara intressant, men tillgången beror på fastighetens utformning och vilka lokaler som är lediga vid den aktuella tidpunkten.

Om möjligheten att stanna kvar är särskilt betydelsefull bör den diskuteras innan avtalet skrivs under. Ta reda på hur en eventuell utökning skulle hanteras, om ett nytt hyresavtal behöver tecknas och vilka kostnader ett byte skulle medföra.

Det är även bra att fråga vad som gäller om företaget längre fram vill flytta till en annan lokal hos samma fastighetsägare. Ett byte innebär inte automatiskt att det befintliga avtalet upphör. Eventuella överenskommelser behöver vara tydliga och dokumenterade.

Hos Mqvist finns olika typer av lokaler i våra egna fastigheter. När ett företag hör av sig kan vi diskutera den planerade verksamheten och bedöma hur de lokaler som för tillfället är tillgängliga passar behoven. Framtida tillgång till ytterligare ytor behöver alltid bedömas utifrån den faktiska situationen.

Anpassning av lokalen när behoven ändras

En växande verksamhet behöver inte alltid flytta. I vissa lokaler går det att förändra planlösningen eller använda befintliga ytor på ett annat sätt. Det kan ge företaget mer utrymme att utvecklas utan att byta adress.

Innan du skriver på avtalet bör du undersöka vilka förändringar som är tillåtna. Att sätta upp innerväggar, ändra arbetsplatsernas placering eller installera ny utrustning kan kräva fastighetsägarens godkännande. Vissa åtgärder behöver även uppfylla tekniska krav eller omfattas av särskilda tillstånd.

Gå igenom vem som ska betala för anpassningarna och vilka arbeten som måste godkännas i förväg. Det behöver också framgå vad som gäller när hyresförhållandet upphör. Ska förändringarna finnas kvar eller måste lokalen återställas? Svaren påverkar hur företaget bör planera sin investering.

Undersök även lokalens tekniska förutsättningar. Ventilation, elkapacitet och tillgänglighet kan sätta gränser för hur ytan får användas. Ett företag som behöver installera maskiner har andra krav än ett kontor som vill skapa fler arbetsplatser.

Som fastighetsägare behöver vi på Mqvist förhålla oss till byggnadens förutsättningar när önskemål om förändringar kommer upp. Varje anpassning måste bedömas utifrån den aktuella lokalen och vad som är praktiskt och tekniskt möjligt.

Flexibla lokaler i Borås hos Mqvist

För företag som söker flexibla lokaler i Borås är det bra att utgå från både dagens verksamhet och planerna för de kommande åren. Läget, planlösningen och hyresvillkoren påverkar hur väl lokalen fungerar när företaget utvecklas.

På Mqvist hyr vi ut lokaler i fastigheter som vi själva äger och förvaltar. Det innebär att du har direkt kontakt med fastighetsägaren när du vill diskutera lokalens egenskaper, användningsområden och hyresvillkor.

Söker du en lokal till ditt företag? Kontakta Mqvist och berätta vad du arbetar med, hur stor yta du behöver och vilka planer du har för de kommande åren. Vi hjälper dig att få en överblick över våra lediga lokaler och bedöma vilket alternativ som passar din verksamhet bäst.

‍