Så planerar du en företagsflytt utan stress

Planering av en företagsflytt påverkar arbetsplatsen, medarbetarna och den löpande verksamheten. I de fastigheter vi förvaltar i Borås ser vi att flytten blir enklare när den nya lokalen kontrolleras i förväg. Det är bra att känna till entréer, lastytor och planlösning innan möbler eller utrustning transporteras. Genomgången gör det möjligt att upptäcka behov i tid och samordna eventuella anpassningar med fastighetsägaren.

En god förberedelse hjälper också företaget att avgöra vad som ska flyttas, vad som kan sorteras bort och vilken utrustning som kräver särskild hantering. Målet är inte att slutföra hela flytten under en enda arbetsdag. Prioriteten är att verksamheten ska kunna komma igång igen med kontrollerade tillträden och nödvändiga tjänster i drift.

‍

Steg för steg: så planerar du en företagsflytt

Förberedelserna börjar med en fullständig bild av verksamheten. Varje företag använder sina lokaler på olika sätt, vilket innebär att tidsplanen behöver anpassas efter arbetstider, utrustning och kundrelationer.

Det är praktiskt att skilja mellan uppgifter som rör lokalen och sådant som tillhör den interna organisationen. Överlämning av nycklar, regler i byggnaden och villkor för lastning ska samordnas med fastighetsägaren. Dokumentation, arbetsplatser och kommunikation med kunder ligger på företagets ansvar.

En person bör ansvara för den övergripande samordningen. Personen behöver inte utföra alla uppgifter, men ska följa tidsplanen och kontrollera att varje ansvarig vet vad som ska göras. I företag med flera avdelningar kan en kontaktperson utses för varje område. Då når teamens behov fram till samordnaren utan att varje beslut behöver tas upp på ett gemensamt möte.

Datumet för flytten bör väljas med hänsyn till arbetsbelastningen. När verksamheten inte kan pausas kan flytten delas upp efter områden eller funktioner. De system som behövs för kundkontakten ska vara aktiva tills motsvarande lösningar är klara i den nya lokalen.

Vår erfarenhet av kommersiella hyresgäster visar att direkt kommunikation med fastighetsägaren underlättar denna del av arbetet. Före flytten bör datumet för tillträde, behöriga personer och regler för användning av hissar eller gemensamma utrymmen bekräftas skriftligt. Det ska också framgå vilka arbeten som ska utföras innan inflyttningen.

Inventering och tidsplan

Inventeringen ska visa vilka tillgångar som finns och vad som ska följa med till den nya lokalen. En allmän lista med ord som ”möbler” eller ”utrustning” ger begränsad hjälp. Det är bättre att dela upp innehållet efter område och registrera antal eller mått när de påverkar transporten.

Datorer, servrar och andra känsliga enheter behöver märkas separat. Samma sak gäller konfidentiella dokument och föremål som måste monteras isär. Indelningen gör det lättare att välja rätt emballage och hindrar prioriterade saker från att blandas med mindre viktigt material.

Genomgången av inventarierna gör det möjligt att ta bort sådant som inte längre används. Transport av skadade möbler eller dubbla arkiv tar plats och ökar arbetsinsatsen. Företaget bör besluta vad som ska hända med materialet innan packningen börjar, med hänsyn till interna regler för dokumenthantering och återvinning.

Tidsplanen ska byggas bakåt från dagen då företaget får tillträde till den nya lokalen. Varje aktivitet behöver en deadline och en person som bekräftar att den är slutförd. Bokning av transport, förberedelse av nycklar och adressändring ska inte lämnas till de sista dagarna.

Det är också bra att avsätta tid för oväntade händelser. En leverans kan bli försenad eller en installation kan behöva kontrolleras på nytt. En viss tidsmarginal hindrar en mindre förändring från att påverka resten av processen.

I de lokaler vi själva äger ser vi att en kontroll av måtten i förväg förebygger många problem. Bredden på en dörr eller placeringen av ett eluttag kan påverka den planerade möbleringen. När dessa frågor löses före flytten minskar behovet av onödiga förflyttningar under installationen.

Kommunikation med medarbetare och kunder

Den interna kommunikationen bör börja när datumet och den nya lokalen är bekräftade. Medarbetarna behöver veta vad som kommer att förändras och vilket ansvar de har. Ett allmänt besked skapar frågor. Konkreta instruktioner hjälper varje person att förbereda sin arbetsplats utan att uppgifter utförs flera gånger.

Varje medarbetare ska veta vilket material som behöver packas och hur det ska märkas. Företaget bör också informera om eventuella förändringar som rör entréer, parkering eller gemensamma utrymmen. Ett besök i den nya lokalen hjälper teamet att förstå planlösningen före inflyttningen.

När ett besök inte är möjligt kan en planritning med markerade arbetsområden delas ut. Informationen underlättar placeringen av möbler och minskar antalet frågor under flyttdagen.

Kunder och leverantörer behöver få den nya adressen i god tid. De ska också informeras om tillfälliga förändringar i öppettider eller tillgänglighet. Uppgifterna behöver uppdateras på webbplatsen, i e-postsignaturer och i affärsdokument.

Företag som arbetar med kunder i Stockholm eller Göteborg bör ägna särskild uppmärksamhet åt kontinuiteten i sina kontaktkanaler. Det fysiska avståndet är inget problem när telefon och e-post fortsätter att fungera. Ett avbrott utan förvarning kan påverka kundernas förtroende.

Den nya adressen behöver uppdateras i samtliga kanaler. Om webbplatsen visar en plats och fakturorna innehåller en annan adress kan leveranser hamna fel. När ändringarna förbereds före flytten kan de publiceras på det överenskomna datumet.

‍

Vanliga misstag vid en företagsflytt och hur de undviks

Ett av de vanligaste misstagen är att bestämma möbleringen när allt redan har levererats. Genom att mäta varje område före flytten slipper företaget flytta bord eller skåp flera gånger. Dörröppningar och transportvägar inne i lokalen behöver också kontrolleras.

Placeringen av nätverksuttag och elanslutningar ska jämföras med arbetsplatsernas planerade placering. Ett bord kan få plats i ett område men ändå vara felplacerat om utrustningen inte kan anslutas till de installationer som behövs.

Ett annat vanligt problem uppstår när instruktioner endast ges muntligt. Tider för tillträde och återstående arbeten ska dokumenteras. I Mqvists byggnader erbjuder vi en direkt kontakt för frågor som rör lokalen. Det innebär att nya hyresgäster inte behöver vända sig till mellanhänder.

Det innebär också en risk att flytta all IT-utrustning samtidigt. Företaget behöver bestämma vilka system som måste hållas aktiva och när de kan kopplas bort. I vissa fall är det lämpligt att behålla en fungerande arbetsplats i den tidigare lokalen tills anslutningarna i det nya utrymmet har kontrollerats.

Om emballaget saknar märkning tar installationen längre tid. Varje kartong ska ange sitt innehåll och sin destination. Personliga tillhörigheter kan hanteras av respektive medarbetare, medan gemensamma arkiv behöver en samordnad kontroll.

De administrativa uppdateringarna ska inte heller skjutas upp. En adressändring påverkar avtal, försäkringar och register. Den kan även påverka budtjänster och dokument som skickas till kunder.

En kontroll av lokalens skick före inflyttningen minskar risken för senare diskussioner. Lås, belysning och städning ska granskas. Eventuella avvikelser behöver dokumenteras innan möblerna installeras.

‍

Checklista för dagen då ni får tillträde till den nya lokalen

Dagen för tillträde bör fokusera på att kontrollera lokalen och styra inflyttningen på ett organiserat sätt. En lista som har förberetts i förväg hjälper till att samordna transportörer och medarbetare.

• Kontrollera att nycklar, passerkort och koder fungerar i de överenskomna utrymmena.
• Gå igenom lokalens skick innan möblerna placeras ut.
• Dokumentera eventuella avvikelser som upptäcks under kontrollen.
• Testa belysningen och de anslutningar som behövs för arbetet.
• Håll de transportvägar som används för lastning fria.
• Styr varje kartong och möbel direkt till rätt område.
• Håll den utrustning som ska installeras först åtskild.
• Registrera vem som tar emot varje nyckel eller passerkort.
• Kontrollera att företagets kundkanaler fortsätter att fungera.
• Ta bort emballage utan att blockera korridorer eller entréer.
• Gå igenom återstående uppgifter innan arbetsdagen avslutas.

Alla möbler behöver inte vara på plats under den första dagen. Företaget ska kunna arbeta och använda lokalen på ett säkert sätt. Dekorativa justeringar och mindre använda arkiv kan organiseras senare.

Planering av en företagsflytt skyddar medarbetarnas tid och underlättar anpassningen till den nya lokalen. När planlösningen har kontrollerats och varje uppgift har en ansvarig person blir flytten en kontrollerad process. En lokal med direkt kommunikation med fastighetsägaren gör det också lättare att lösa de behov som uppstår under inflyttningen och under de följande månaderna.

Driver du ett företag och söker en lokal i Borås med omnejd är du välkommen att kontakta vår kommersiella avdelning. Vi hjälper dig att hitta ett utrymme som passar din verksamhet och dina behov.

‍