Inflyttningsklart kontor eller en lokal som kan anpassas efter företaget?

Ett inflyttningsklart kontor gör det möjligt att komma igång snabbt och minskar antalet beslut som behöver tas före flytten. En anpassningsbar kontorslokal erbjuder något annat: möjligheten att forma kontoret efter verksamheten, teamets storlek och hur företaget arbetar. Vilket alternativ som passar bäst beror på tidsplanen, budgeten och hur stora anpassningsbehov verksamheten faktiskt har.

För vissa företag är det en stor fördel att kunna flytta in i en färdig lokal. Andra behöver rum med särskilda funktioner, en annan planlösning eller ytor som är utformade för specifika team. Innan ni hyr kontor är det därför bra att bedöma vad varje alternativ innebär under hela hyrestiden, inte bara vid själva inflyttningen.

Vad innebär ett inflyttningsklart kontor?

Ett inflyttningsklart kontor passar företag som vill minska tiden mellan valet av lokal och starten i de nya lokalerna. Planlösning, ytskikt och stora delar av funktionerna är redan på plats, vilket gör förberedelserna inför flytten enklare.

Det passar särskilt bra när företaget behöver flytta inom kort eller när den befintliga lokalen redan fungerar för verksamhetens arbetssätt. Det innebär också färre beslut om ombyggnad, material och planlösning innan kontoret tas i bruk.

Snabb inflyttning bör ändå inte vara det enda kriteriet. En färdig lokal kan fungera mycket bra från första dagen, men det är klokt att bedöma om planlösningen även kommer att fungera när teamet förändras eller nya behov uppstår.

Kortare ledtid och mindre förberedelser

Tiden är en tydlig fördel med ett kontor som redan är färdigt för inflyttning. När företaget hittar en lokal där planlösningen passar verksamheten kan fokus läggas på själva flytten, arbetsplatserna och starten i de nya lokalerna.

För ett företag som behöver lämna sitt nuvarande kontor vid ett bestämt datum kan en kortare förberedelsetid vara värdefull. Det kan också minska behovet av en tillfällig lösning medan en annan lokal byggs om.

Vid den här typen av val blir visningen extra viktig. Kontrollera tidigt att mötesrum, gemensamma ytor, installationer och rörelsevägar fungerar för teamet i befintligt skick.

Mindre utrymme för individuell utformning

Nackdelen är att ett färdigt kontor ger mindre utrymme att utforma varje del från grunden. Om verksamheten behöver en mycket specifik planlösning kan vissa rum vara större än nödvändigt eller ligga på ett sätt som inte passar arbetsflödet.

Det betyder inte att ett inflyttningsklart kontor alltid är låst i sin utformning. Vissa lokaler går att justera med mindre åtgärder utan en omfattande ombyggnad. Frågan är hur mycket som faktiskt behöver förändras för att lokalen ska fungera bra.

När passar en anpassningsbar kontorslokal bättre?

En anpassningsbar lokal blir intressant när verksamheten behöver en mer genomtänkt fördelning av ytorna. Det kan handla om ett team som vill kombinera öppna arbetsytor med rum för koncentration, ett företag som tar emot kunder regelbundet eller en verksamhet med behov av särskilda funktioner.

Att anpassa ett kontor gör det möjligt att fördela den tillgängliga ytan efter hur den ska användas. Målet är inte att förändra lokalen för förändringens skull, utan att skapa en planlösning som fungerar i vardagen och använder ytan bättre.

I våra egna lokaler ser vi att två företag med ungefär lika många medarbetare kan använda kontorsytan på helt olika sätt. Verksamheten, antalet möten och den interna organisationen påverkar vilken lösning som passar.

Anpassa lokalen efter arbetssättet

Ett anpassat kontor kan planeras utifrån hur teamet rör sig och arbetar under dagen. Arbetsplatser, mötesytor och stödfunktioner kan placeras så att de underlättar vardagen och minskar onödiga störningar.

Anpassningen gör det också möjligt att tänka framåt. Ett företag som planerar att växa kan redan från början se hur fler medarbetare kan få plats. En annan verksamhet kan prioritera rum som går att använda på olika sätt beroende på tidpunkt och behov.

När planlösningen utgår från verkliga behov blir det lättare att använda ytan med ett tydligt syfte och undvika kvadratmeter som ger liten nytta.

Tid och kostnad för anpassning

En lokal som ska anpassas kräver mer planering än ett färdigt kontor. Företaget behöver definiera vilka förändringar som behövs, bedöma olika lösningar och samordna arbetet innan inflyttning.

Kostnaden beror på hur omfattande anpassningen är. Att justera delar av planlösningen är något annat än att genomföra en större ombyggnad. Därför är det bra att skilja mellan förändringar som verksamheten faktiskt behöver och sådant som har begränsad betydelse i vardagen.

Tidsplanen spelar också in. Om inflyttningen ligger nära i tiden kan en omfattande anpassning vara svår att hinna med. Med mer framförhållning finns bättre möjligheter att förbereda en lokal som stämmer med verksamheten.

Jämför kostnaden över hela hyrestiden

Kostnaden för att förbereda ett kontor bör inte bedömas enbart utifrån investeringen före inflyttning. Ett inflyttningsklart kontor kan kräva mindre arbete i början, men en planlösning som inte passar verksamheten kan innebära att delar av ytan används dåligt under lång tid.

En anpassad lokal kan kräva mer arbete innan inflyttning men samtidigt ge en bättre fördelning av ytorna. Jämförelsen bör därför ta hänsyn till hur länge företaget räknar med att stanna, hur många som ska använda kontoret och hur organisationen förväntas förändras.

Vid längre hyresrelationer kan det vara värdefullt att lägga mer tid på utformningen från början för att minska behovet av förändringar senare.

Så väljer ni mellan ett färdigt och ett anpassningsbart kontor

Börja med att identifiera vad företaget faktiskt behöver för att arbetet ska fungera. Om den befintliga lokalen redan uppfyller kraven och tiden är viktig kan ett inflyttningsklart kontor vara ett praktiskt alternativ.

Om planlösningen spelar större roll för verksamheten eller om standardlösningar inte möter behoven ger en anpassningsbar kontorslokal större handlingsutrymme.

Se också på planerad tillväxt, förväntad hyrestid och vilka funktioner som måste finnas på plats från första dagen. Det gör det lättare att skilja mellan önskemål och verkliga behov.

I de fastigheter vi förvaltar i Borås arbetar vi direkt med lokaler som vi själva äger. Det ger oss god kännedom om varje lokal och möjlighet att prata med företag om hur de vill använda ytan innan de fattar beslut.

Mqvist erbjuder både lokaler som kan passa för snabb inflyttning och ytor där anpassningar kan diskuteras utifrån verksamhetens behov. Om ni söker kontor är det värdefullt att jämföra båda alternativen utifrån hur lokalen faktiskt ska användas, så att lösningen fungerar även på längre sikt.

‍