Hur stor kontorsyta behöver ett företag?

Att välja rätt kontorsyta för ett företag handlar om mer än det totala antalet kvadratmeter. Lokalen behöver passa antalet personer som arbetar där, hur arbetsdagen är organiserad, vilka gemensamma ytor som behövs och företagets planer för tillväxt. Ett för stort kontor innebär ytor som knappt används. Ett för litet kontor kan göra det svårare att arbeta effektivt och ge dåligt med utrymme när teamet förändras.

För att beräkna hur mycket kontorsyta ett företag behöver är det bäst att utgå från den faktiska verksamheten. Ett team som arbetar från fasta platser varje dag har inte samma behov som en organisation med hybridarbete, mötesrum som används ofta eller särskilda behov av förvaring.

Så beräknar du hur stort kontor företaget behöver

Antalet anställda är en bra utgångspunkt, men bör inte vara det enda kriteriet. Innan ni börjar leta efter ett kontor är det bra att ta reda på hur många personer som normalt är på plats samtidigt och vilken typ av arbetsplats varje person behöver.

Ett företag med tjugo anställda behöver inte automatiskt tjugo permanent bemannade arbetsplatser. Om en del av teamet kombinerar arbete på kontoret med distansarbete kan den dagliga beläggningen se annorlunda ut. Andra verksamheter behöver fasta platser, ytor för att ta emot kunder eller utrymmen där flera team kan mötas samtidigt.

Kontorsytan bör beräknas utifrån hur företaget fungerar under en vanlig arbetsvecka, inte utifrån en tillfällig bild av personalstyrkan.

Antal anställda och arbetsplatser

Beräkningen börjar med de personer som kommer att använda kontoret regelbundet. Det är bra att skilja mellan det totala antalet anställda och hur många som faktiskt kommer att vara på plats samtidigt.

Därefter behöver ni se över vilka roller som kräver ett eget skrivbord, vilka som kan använda gemensamma ytor och vilka funktioner som behöver mer avskildhet. Administration, ledning, försäljning eller team med många möten kan ha olika behov inom samma företag.

Kvadratmeter kontorsyta per anställd fungerar som en referens när ni jämför olika alternativ, men blir mindre användbart om måttet används isolerat. Två företag med lika många anställda kan behöva helt olika kontor beroende på hur verksamheten är organiserad.

Gemensamma ytor behöver också plats

Ett kontor består av mer än skrivbord. Mötesrum, samtalsrum, kök, pausytor, reception, förvaring och gångytor är en del av den yta som teamet använder varje dag.

Hur stor del varje funktion behöver beror på verksamheten. Ett företag som ofta tar emot kunder kommer att lägga större vikt vid mötesrum och entréytor. Ett team som främst arbetar internt kanske föredrar att använda en större del av ytan till öppna arbetsytor eller mindre rum för samtal.

När vi bedömer våra egna lokaler ser vi att planlösningen kan vara minst lika viktig som den totala ytan. En välplanerad lokal gör det lättare att använda de tillgängliga kvadratmetrarna och gör att olika funktioner kan fungera sida vid sida utan att störa varandra.

Hybridarbete och hur kontoret faktiskt används

Hybridarbete har förändrat sambandet mellan antal anställda och kontorsstorlek. Att enbart utgå från hela personalstyrkan kan leda till att företaget söker mer yta än vad som faktiskt används under stora delar av veckan.

För att bedöma rätt storlek på kontoret är det bra att titta på den högsta normala beläggningen. Om nästan alla medarbetare är på plats vissa dagar behöver kontoret kunna hantera det utan att gemensamma ytor eller arbetsplatser blir ett problem.

Det är också relevant att analysera varför medarbetarna kommer till kontoret. I vissa team används den fysiska närvaron framför allt till samarbete, möten och kontakt med kollegor. I sådana fall kan det vara mer värdefullt att avsätta tillräckligt med plats för gemensamma ytor än att fylla lokalen med skrivbord som står tomma en stor del av tiden.

Planera utrymme för företagets tillväxt

Ett kontor bör fungera för företaget i dag och samtidigt ge ett rimligt utrymme för planerade förändringar. Att behöva flytta varje gång personalstyrkan växer skapar extra arbete, kostnader och möjliga avbrott i verksamheten.

Utrymme för tillväxt betyder inte att hyra många kvadratmeter som står oanvända från början. Beslutet bör bygga på verkliga planer för verksamheten, till exempel planerade rekryteringar, utökning av avdelningar eller förändringar i arbetssättet.

Det är också värt att se om planlösningen går att anpassa. Ett kontor med ytor som kan användas på olika sätt ger fler möjligheter när teamets storlek förändras. Genom vår erfarenhet av att förvalta egna lokaler ser vi att sådan flexibilitet kan bidra till stabilare hyresrelationer och ge företag bättre möjligheter att planera långsiktigt.

Läget påverkar också hur mycket kontorsyta du behöver

Valet av kontor handlar inte bara om ytan. Läge, pris och lokalens kvalitet är delar av samma beslut.

Ett företag som jämför alternativ i Stockholm eller Göteborg kan fundera på hur mycket värde verksamheten faktiskt får ut av varje hyrd kvadratmeter. I Borås kan kombinationen av läge, tillgänglig yta och verksamhetens behov öppna andra möjligheter för företag som inte behöver finnas på marknader med högre tryck på hyrorna.

Medarbetarnas resvägar, tillgängligheten för kunder och leverantörer samt kopplingen till de områden där verksamheten bedrivs spelar också roll. Ett kontor med rätt storlek tappar en del av sitt värde om läget gör vardagen mer komplicerad.

Det här bör du kontrollera innan du väljer kontor

Innan ni jämför lokaler är det bra att ta fram en enkel översikt över nuvarande personalstyrka, normal beläggning, behov av mötesrum, gemensamma ytor och förväntad tillväxt. Därefter kan varje kontor bedömas utifrån hur teamet faktiskt kommer att använda lokalen.

Vid en visning går det att bedöma sådant som inte framgår av antalet kvadratmeter: planlösning, ljusinsläpp, interna gångvägar, placeringen av olika rum och möjligheterna att anpassa vissa delar av lokalen.

I de fastigheter vi förvaltar i Borås arbetar vi direkt med våra egna lokaler. Den kunskapen om fastigheterna gör det lättare att prata med företag om hur de vill använda ytan och bedöma om lokalen passar verksamheten.

Rätt kontorsstorlek för ett företag bör utgå från ett konkret behov, inte från en generell siffra för kvadratmeter per anställd. Om du letar efter en ny lokal för ditt företag kan Mqvist hjälpa dig att se vilka lokaler som finns tillgängliga och bedöma vilken som passar bäst utifrån teamets storlek, arbetssätt och planer för tillväxt.

‍